Meine Aufgaben in ausgewählten Datenschutzprojekten

Bestandsaufnahme der Verarbeitung der Daten von Mietinteressenten und Abgleich mit der Orientierungshilfe zur „Einholung von Selbstauskünften bei Mietinteressentinnen“
Interviews und Workshops mit den Fachbereichen Visualisierungen der Ergebnisse als IT-Landkarte und als Prozesse Dokumentation der Ergebnisse Abstimmung mit dem Datenschutzbeauftragten Einleitung von Maßnahmen zum Verbessern der Datensparsamkeit

Löschverfahren für CRM-System
Interviews und Workshops mit den Fachbereichen Erstellen einer Anforderungsspezifikation Abstimmung der Anforderungen mit dem Lösungsanbieter Abstimmung der Anforderungen mit dem Datenschutzbeauftragten Prüfen der Ergebnisse Dokumentation

Bestandsaufnahme der Verarbeitung der Daten von Mietern
Interviews und Workshops mit Fachbereichen Interviews und Workshops mit IT-Teams Visualisierungen der Ergebnisse als IT-Landkarte und als Prozesse Erstellen einer Übersicht von Einzelverarbeitungen in unterschiedlichen IT-Lösungen Dokumentation der Ergebnisse Abstimmung mit dem Datenschutzbeauftragten Einleitung von Maßnahmen zum Verbessern der Datensparsamkeit

Vorarbeit bei der Dokumentation von Verarbeitungstätigkeiten
Interviews und Workshops mit Fachbereichen (Kerngeschäft und HR) zur Klärung der Geschäftsprozesse und der eingesetzten IT-Lösungen Vorbereiten der Angaben für das Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten Zusammentragen noch zu klärender Punkte Abstimmung mit dem Datenschutzbeauftragten

Löschverfahren für Mieterdaten in SAP

Interviews und Workshops mit Fachbereichen Interviews und Workshops mit IT-Abteilung und IT-Dienstleister Konzeptentwicklung Anforderungsspezifikation für die Anonymisierungsprogramme für Daten zu Mietverträgen und Geschäftspartnern Projektleitung Ansprechpartner des IT-Dienstleisters während der Implementierung Qualitätssicherung und Abnahme Inbetriebnahme und Korrektur von Bestandsdaten Einführung und Dokumentation von Prozessen für die regelmäßige Ausführung und Überprüfung der Anonymisierung

Migration von Dokumenten in ein neues Archivspeichersystem
Anforderungsanalyse Abstimmung der neu einzustellenden Aufbewahrungsfristen mit Fachbereichen und juristischer Beratung Spezifikation des Migrationsprozesses Projektplanung Abstimmung mit den IT-Dienstleistern Qualitätssicherung Steuerung des Migrationsprozesses Dokumentation des Migrationsvorgangs Abstimmung mit begleitenden Wirtschaftsprüfern

Sicheres Löschen archivierter Dokumente aus SAP, sobald diese nicht mehr referenziert werden
Konzeptentwicklung Anforderungsspezifikation Abstimmung mit dem IT-Dienstleister und Begelitung während der Entwicklung, Qualitätssicherung, Test und Abnahme Inbetriebnahme

Löschkonzept für Mieterakten
Workshops mit Fachbereichen und Datenschutzbeauftragten Entwurf eines modular erweiterbaren Rahmenlöschkonzepts für das Unternehmen Erstellen des Löschkonzepts für Dokumente aus Mieterakten mit Regellöschfristen Spezifikation der Umsetzungsvorgaben

SAP-Löschverfahren für Dokumente aus Mieterakten
Konzeptentwicklung, Anforderungsspezifikation Abstimmung mit dem IT-Dienstleister und Begleitung während der Entwicklung Qualitätssicherung, Test und Abnahme Inbetriebnahme

Einführung in Löschkonzepte
Moderation von Workshops mit Mitarbeitern der IT, aus den Fachbereichen und dem Bereich Legal Erarbeiten einer Grundstruktur Definition erster Löschklassen, Datenarten und Regellöschfristen Handlungsempfehlungen für das allgemeine Vorgehen und die Analyse der Datenbestände

SAP-Programm zum vertragsstatusabhängigen Verlängern der Retention von Dokumenten im DMS
Konzeptentwicklung Anforderungsspezifikation Abstimmung mit dem IT-Dienstleister und Begleitung während der Entwicklung Qualitätssicherung, Test und Abnahme Inbetriebnahme, Steuerung und Dokumentation der ersten Verlängerungsläufe

Bereinigen von Dokumenten aus Mieterakten (z.B. Ausweise, Bonitätsnachweise)

Konzeptentwicklung zur Integration einer regelbasierten Software zur Erkennung zu löschender Seiten Auswahl und Bereitstellung von Trainingsdokumenten für die Regelwerkserstellung Anforderungsspezifikation der SAP-Programme zum Bereitstellen der Dokumente und Übernahme der bereinigten Dokumente Qualitätssicherung, Test und Abnahme Dokumentation des Prozesses Abstimmung mit begleitdenden Wirtschaftsprüfern Steuerung des Prozesses und Abstimmung mit den Fachbereichen

Sperren von Daten nach Vertragsende
Konzeption eines Verfahrens zum rollenabhängigen Sperren des Zugriffs auf Vertragsdaten in SAP Anforderungsspezifikation für ein SAP-Programm zu automatisierten Setzen von Berechtigungsgruppen

Auftrennen und Klassifizieren von Dokumenten aus Mieterakten
Konzeptentwicklung zur Integration einer KI-baiserten Software zum Auftrennen und Klassifizieren von Dokumenten Anforderungsspezifikation der SAP-Programme zum Bereitstellen der Dokumente und Übernahme der klassifizierten Dokumente Qualitätssicherung, Test und Abnahme Dokumentation des Prozesses Unterstützung bei der Steuerung des Prozesses

Löschkonzept und SAP-Löschprogramm für Vorgangsdokumentationen mit personenbezogenen Daten
Workshops mit Fachbereichen, IT und Datenschutzbeauftragten Erstellen des Löschkonzepts für Vorgangsdokumentationen mit Festlegung Regellöschfristen Spezifikation der Umsetzungsvorgaben Konzeptentwicklung und Anforderungsspezifikation für das technische Verfahren in SAP Abstimmung mit dem IT-Dienstleister und Begleitung während der Entwicklung Qualitätssicherung, Test und Abnahme Inbetriebnahme